Travel Basics: qué es la facturación online

Vale, muchos ya sabéis lo que es una facturación online, una tarjeta de embarque móvil e incluso cómo piratear la wifi del aeropuerto (esto no lo voy a explicar, que es ilegal y además una tontería.) Pero a este blog todavía llega mucha gente que no sabe lo que es facturar online, ni cómo hacerlo.

Eso no quiere decir que no viajen, sencillamente es que hace tiempo que no viajan en avión o que siempre han facturado en los mostradores del aeropuerto (o que había alguien que lo hacía por ellos). Este post va para todos ellos:

1. qué es el check-in online (facturar online) y por qué merece la pena hacerlo

La facturación online o check-in online, es el proceso a tavés de internet por el que se puede obtener e imprimir la tarjeta de embarque de un vuelo. Es decir:

1. Se hace online, bien desde un ordenador, una Tablet o un móvil
2. Genera la tarjeta de embarque, asignándote el asiento en el que volarás (salvo en aquellas compañías en que se vuela sin asiento asignado). Y, dependiendo de la compañía, en algunos casos también permite seleccionar el asiento, ya sea gratuitamente o mediante un pago adicional.
3. Genera un documento que puedes imprimir y que a todos los efectos tiene validez en el aeropuerto como tarjeta de embarque. Y en muchos casos también genera el embarque móvil.

Las ventajas de hacer esta facturación online en lugar de en el propio aeropuerto son muchas: sirve para evitar las colas en los mostradores de facturación, por lo que si no vas a facturar maletas, puedes llegar al aeropuerto más tarde. Incluso cuando viajas con maletas te permite evitar colas, ya que la facturación online da acceso a mostradores más rápidos (fast-track, fast-drop o drop-off según la aerolínea).

Además, el check-in online se puede hacer desde el día antes del vuelo (en algunos casos incluso una semana antes del vuelo o más), por lo que es más fácil evitar el overbooking (suena a cosa del pasado, pero todavía se da).

Es gratis. Es más, en Ryanair facturar online es gratis, pero facturar e imprimir las tarjetas de embarque en el aeropuerto siempre ha tenido coste (en algunos casos mayor que el propio billete).

2. cómo se hace una facturación online (y cuándo)

Cada compañía la gestiona de una manera ligeramente distinta, pero básicamente hacen falta:

• el nombre de los pasajeros (tal y como están en el billete)
• el código de reserva (en el resguardo de compra o billete electrónico)
• el aeropuerto de salida del primer vuelo (si son vuelos conectados) o de cada vuelo (si son vuelos independientes)
• acceso a internet, ya que lo tendrás que hacer entrando en la web de la aerolínea o en la aplicación para el móvil

Con estos datos, en la página de la aerolínea busca «check-in online» «gestionar reserva» «facturación online» o similar,. Una vez allí, introduces los datos y se van siguiendo los pasos de la pantalla.

Al final del proceso, tiene que dejarnos imprimir un pdf. Si no lo genera, se pierde la conexión de internet o algún problema similar, se pueden reimprimir. Para reimprimir las tarjetas de embarque suele haber una opción que se llama «reimprimir tarjetas de embarque». Si no aparece, se pueden volver a introducir los datos como si fuésemos a facturar online otra vez. Normalmente la web detectará que la facturación está hecha y nos redirigirá a la impresión de las copias.

Ojo! normalmente no se puede hacer check-in online si el que viaja es un menor no acompañado, viajas con un bebé, viajas con una mascota o si uno de los pasajeros tiene movilidad reducida o necesidades especiales. La razón es que al asignar el asiento se tienen que tener en cuenta una serie de necesidades específicas, como la existencia de mascarillas adicionales en el asiento asignado, la facilidad de acceso con silla de ruedas o la necesidad de ir acompañado hasta el avión, por ejemplo.

Ojo 2! En los vuelos internacionales, especialmente si llegas o sales de España, Reino Unido, Japón, etc. para poder facturar online tendrás que introducir los datos del pasajero en la API. En algunas compañías esto lo han integrado en la facturación (te lo va pidiendo en las pantallas según vas avanzando) y en otras hay un botón de «añadir información del pasajero» o «API». Si no lo rellenas, no podrás facturar online.

Tampoco es posible hacerlo en algunos otros casos, como en los vuelos de tarifa puente-aéreo, ya que la tarifa está diseñada para coger el primer vuelo disponible una vez llegas al aeropuerto. Y tampoco cuando es preciso validar información del pago, pero el sistema te avisa de ello cuando intentas facturar. En esos casos, toca ir al mostrador del aeropuerto como uno más.

En cuanto a cuándo se puede hacer la facturación online, depende de la compañía y de la tarifa contratada, pero generalmente hasta 2 horas antes de la salida del vuelo está disponible. En algunas compañías se puede hacer desde 30 días antes, en otras  sólo desde el día anterior y en algunos casos puedes pagar para poder hacerla antes que los demás.

3. Qué hacer en el aeropuerto si ya has facturado online

Si viajas sin equipaje o con equipaje de mano, puedes ir directamente al control de seguridad y a la puerta de embarque sin pasar por el mostrador de facturación. Eso sí, siempre dentro del tiempo mínimo que pone la tarjeta de embarque o se irán sin ti.

Si viajas con maletas, vas a los mostradores de facturación, pero a la opción de pasajeros con check-in online. Si no hay mostrador de fast-drop / baggage drop, etc (en algunos aeropuertos todavía no hay) y en el mostrador de Business no hay nadie esperando (nadie, no uno o dos, nadie) puedes preguntarles si les puedes entregar la maleta, indicando que llevas el check-in online hecho, y normalmente te la recogerán sin problemas.

Eso sí, en el caso de llevar maletas para facturar, aunque la facturación es más rápida, hay que tener en cuenta que los mostradores dejan de recibir maletas unos 40 minutos antes de la salida del vuelo, y en algunos aeropuertos incluso una hora antes o más. Normalmente esto te lo dice también en el pdf.

4. Qué pasa si me olvido los papeles en casa o no los puedo imprimir

Si ya has hecho el check-in online, normalmente, puedes ir al mostrador de facturación para que te impriman una copia sin coste alguno (salvo Ryanair).

Yo suelo utilizar este servicio en Iberia, por ejemplo. Así, si llegas un poco justo al aeropuerto, como realmente ya has hecho el chek-in, incluso si ya han cerrado la facturación, te pueden hacer una autorización a mano para el embarque.

Como esta de las navidades pasadas, que colgué en Instagram:

Pero en Ryanair, por ejemplo, imprimir la tarjeta de embarque en el aeropuerto tiene un coste de 15€ (antes era de 40) y facturar 70€. Aquí está en detalle. Así que siempre es mejor no dejarse los papeles en casa. Nota: es la única compañía que conozco que te cobre por imprimir el billete, ninguna de las tradicionales lo hace y diría que ninguna del resto de low cost con las que he volado (vueling, aerlingus, easyjet…)

Si no sabes si los vas a poder imprimir, muchas aerolíneas han establecido el embarque móvil. Seleccionando esta opción te envían (por SMS o email) una imagen que te permite acceder al avión igual que la tarjeta de embarque en papel, pero eso ya os lo explico más a fondo en este otro post.  :)